Firmy inwentaryzacyjne, obecnie funkcjonujące na rynku, na przygotowanie się do przeprowadzenia procesu inwentaryzacji potrzebują stosunkowo niewiele czasu, ze względu na automatykę działania. Dział IT przygotowuje oprogramowanie dedykowane dla obiektu, który będzie podlegał inwentaryzacji. Dział HR odpowiedzialny za personel, rekrutuje pracowników, którzy będą główną siłą napędową procesu, czyli audytorów oraz osoby, które będą nadzorować ich pracę, czyli koordynatorów. Firma Stock Inventory, która jako jedyna na rynku wykorzystuje interaktywne mapy podczas procesów, dodatkowo, na kilka bądź kilkanaście dni przed rozpoczęciem inwentaryzacji, sporządza mapę, która jest graficznym odwzorowaniem inwentaryzowanego obiektu. Dopiero po tych działaniach, zainicjowanych odpowiednio wcześnie, można rozpocząć pierwszy z etapów przygotowawczych w dniu inwentaryzacji.
Audyt inwentaryzacji – przygotowanie budynku
Przygotowanie inwentaryzowanego obiektu do inwentaryzacji polega na umieszczeniu na każdym regale sklepowym, zwanym elementem lub strefą, odpowiedniego biletu strefowego z unikalnym kodem kreskowym. W przypadku procesów przeprowadzanych przez Stock Inventory, każdy bilet strefowy musi być spójny z wcześniej przygotowaną mapą, aby w trakcie trwania procesu można było na bieżąco śledzić jego postęp oraz szybko lokalizować policzony asortyment. W międzyczasie kierownik inwentaryzacji przygotowuje swoje „centrum dowodzenia”, z którego będzie nadzorował proces oraz gdzie będą gromadzone dane z mobilnych kolektorów. W skład wspomnianego centrum wchodzi stół kontrolny, a wraz z nim laptopy, drukarki oraz urządzenia dostępowe WiFi, które umożliwiają bezprzewodową wysyłkę danych. Zanim kolektory zbierania danych trafią w ręce audytorów, muszą zostać odpowiednio przygotowane, o co również dba kierownik inwentaryzacji.
Liczenie asortymentu
Po przygotowaniu obiektu i sprzętu do przeprowadzenia procesu inwentaryzacji, trzeba zadbać o odpowiednie przygotowanie personelu. Każdemu z koordynatorów przypisana zostaje grupa audytorów, z których każdy otrzymuje kamizelkę, identyfikator, długopis i kolektor zbierania danych. Następnie koordynatorzy przeprowadzają szczegółowe szkolenie swoim podopiecznym tak, aby w czasie pracy pojawiało się jak najmniej wątpliwości. Po szkoleniu audytorzy przystępują do liczenia asortymentu, a koordynatorzy w razie pytań są cały czas do ich dyspozycji. Koordynatorzy odpowiadają również za poprawność wysyłania danych na serwer, zatem każdy audytor, który skończy liczyć dany element, jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu swojemu opiekunowi. Po tym jak dane trafią do systemu, istnieje możliwość ich wydrukowania w postaci przejrzystych raportów kontrolnych, w celu porównania stanu systemowego ze stanem rzeczywistym. Tym zajmują się koordynatorzy bądź najlepsi audytorzy, wyselekcjonowani na podstawie analizy statystycznej. Po kontroli dane zostają zatwierdzone i na ich podstawie generowane są raporty poinwentaryzacyjne.
Końcowy audyt inwentaryzacji
Po każdym procesie firmy inwentaryzacyjne organizują wewnętrzne spotkanie, na którym zakończony proces jest poddawany szczegółowemu audytowi. Dzięki temu nieustannie podnoszona jest jakość usług inwentaryzacyjnych, co skutkuje zwiększeniem efektywności działania firm zewnętrznych oraz wzrostem popularności outsourcingu inwentaryzacji.